Vége az AVDH-nak – minősített e-aláírás kell minden cégnek novembertől
Sok vállalkozás évek óta használja az ePapír szolgáltatást különféle ügyintézésekhez, például a munkaügyi központ vagy más hatóságok felé történő beadványokhoz. Az eddig bevált, egyszerűen működő AVDH-hitelesítés (azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés) azonban 2025. október 31-én végleg megszűnt. Helyét egy új rendszer, a FEDOR (felhasználó dokumentumhoz rendelése) veszi át – és ez jelentős változást hoz az elektronikus ügyintézésben.
A vállalkozásoknak eddig elegendő volt az AVDH-val hitelesített dokumentumokat feltölteni az ePapíron keresztül. Novembertől viszont ez már nem lesz elég: az új ügyek benyújtásához a cég képviseletére jogosult személynek minősített elektronikus aláírással vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú e-aláírással kell rendelkeznie. E nélkül a hatóságok nem fogják elfogadni a beküldött dokumentumokat.
A FEDOR-szolgáltatás ugyan biztosít egyfajta elektronikus igazolást arról, ki nyújtotta be az iratot, de ez nem minősül teljes bizonyító erejű magánokiratnak, és nem igazolja a képviseleti jogot. Vagyis a dokumentum nem lesz hivatalosan hitelesített beadvány, ha nincs rajta a megfelelő aláírás.
Mit jelent ez a gyakorlatban? A cégeknek – legyen szó kft.-ről, bt.-ről, rt.-ről, alapítványról vagy egyéni vállalkozóról– fel kell készülniük arra, hogy 2025. november 1-jétől minden elektronikus beadványt csak minősített e-aláírással hitelesíthetnek. A dokumentumot ráadásul még a beküldés előtt alá kell írni, és időbélyeggel ellátni, csak ezután lehet mellékletként feltölteni az ePapír rendszerébe.
A helyzet nem reménytelen: meghatalmazott útján is eljárhat a cég, de ebben az esetben a meghatalmazottnak is rendelkeznie kell saját minősített aláírással. Az egyszerűbb, „Dáptv. szerinti” eAláírás viszont nem lesz elfogadható az állami foglalkoztatási szervek eljárásaiban, így erre már nem lehet hagyatkozni.
A tanúsítvány beszerzése sem bonyolult, de időt igényel. A minősített aláírást magyar vagy bármely európai uniós bizalmi szolgáltató is kibocsáthatja. Az elfogadott szolgáltatók listája megtalálható a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság (NMHH) honlapján, de az EU eIDAS-rendszerében is tájékozódhatunk. Fontos, hogy bármely uniós országban kiadott, érvényes minősített tanúsítvány megfelel a magyar előírásoknak is.
Arra viszont érdemes odafigyelni, hogy bár a hatóság nem kérheti, hogy a tanúsítványon szerepeljenek a cég adatai, a képviseleti jogot valahogy igazolni kell. Erre két megoldás is létezik:
a tanúsítványt be lehet jegyeztetni a cégjegyzékbe, így a hatóság automatikusan látja, ki jogosult eljárni;
vagy az aláírásban megadható egy azonosító (például adóazonosító jel), amely alapján a képviseleti jog könnyen ellenőrizhető.
És mi a helyzet a magánszemélyekkel? Ők – például álláskeresők vagy szolgáltatást igénylő ügyfelek – továbbra is használhatják az ePapírt, de a FEDOR-hitelesítés számukra nem elérhető. Helyette több lehetőségük is van:
eSZIG (elektronikus személyi igazolvány) segítségével hitelesíthetik a dokumentumokat,
vagy beszerezhetnek egy minősített elektronikus aláírást egy bizalmi szolgáltatótól.
A változás lényege, hogy az elektronikus ügyintézés mostantól biztonságosabb, de egyben szigorúbb keretek között zajlik. Az AVDH megszűnésével minden vállalkozásnak gondoskodnia kell arról, hogy legyen legalább egy olyan személy, aki minősített e-aláírással rendelkezik. E nélkül 2025 novemberétől a cég nem tud hivatalosan beadványt benyújtani a hatóságokhoz.
Ezért érdemes időben felkészülni: beszerezni a megfelelő tanúsítványt, bejegyeztetni a képviselőt a cégjegyzékbe, és kialakítani a belső eljárást, hogyan történik majd az elektronikus dokumentumok aláírása és benyújtása. Aki most lép, novemberben már gond nélkül tudja intézni ügyeit – aki viszont kivár, könnyen elakadhat a digitális adminisztrációban.
