Üzleti partnerek vendéglátása – mikor számít reprezentációnak és mikor adóköteles juttatásnak?
Egyre több cég szervez többnapos szakmai rendezvényeket, ahol az üzleti partnerek számára szállást, étkezést, utazást és akár szabadidős programokat is biztosítanak. Ezek fontosak az üzleti kapcsolatok építésében, de adózási szempontból már összetett kérdést jelentenek: vajon ezek a költségek reprezentációnak, egyes meghatározott juttatásnak, vagy a vállalkozás érdekében felmerült kiadásnak minősülnek?
A válasz attól függ, mi volt a rendezvény valódi célja. Ha a program szakmai jellegű volt – például termékbemutató, partneri egyeztetés, képzés vagy konferencia –, akkor a költségek döntő része reprezentációs kiadásnak tekinthető. Ebben az esetben a cég a saját tevékenységéhez kapcsolódó, üzleti célú vendéglátást nyújtott, ami természetesen adóköteles, de a rendeltetésszerű joggyakorlás megállapítható. Ugyanakkor ha a program inkább szórakozásról, pihenésről vagy kapcsolatépítő luxusprogramokról szólt, akkor ezek már nem tekinthetők üzleti célnak, és az ilyen juttatások egyes meghatározott juttatásként adóznak.
Ez utóbbi esetben a költségeket a kifizetőnek kell megadóznia, méghozzá az adóalap 1,18-szorosa után 15% SZJA-t és 13% szociális hozzájárulási adót kell fizetnie. Ilyen juttatásnak számít például a vacsorával egybekötött zenés est, a pirotechnikai show, a sport- vagy wellnessprogram, illetve minden olyan szolgáltatás, amely nem szorosan a szakmai célhoz kapcsolódik.
A vendéglátás mindig különösen érzékeny terület: az étel-ital, catering szolgáltatás minden esetben adóköteles, függetlenül attól, hogy a rendezvény egyébként üzleti célú volt-e. Emellett az étkezéshez kapcsolódó áfa teljes körű levonási tiltás alá esik, vagyis a cég nem vonhatja le a beszerzések áfatartalmát.
Más a helyzet a helyszínbérlet, dekoráció, technikai eszközök, ledfalak, hangosítás és hasonló szolgáltatások esetében. Ezek akkor számolhatók el költségként, ha a rendezvény ténylegesen a vállalkozás érdekében valósult meg, például termékbemutató vagy szakmai találkozó céljából. Ugyanakkor, ha az esemény részben szórakoztató elemeket is tartalmazott, a költségeket arányosan szét kell választani, mert ami nem üzleti célú, az adóköteles juttatásnak számít.
Az utazás és szállás költségei is eltérő megítélés alá esnek attól függően, hogy kinek nyújtják. Ha üzleti partnereknek biztosítja a cég, az reprezentációnak minősül, és adóköteles. Ha viszont saját dolgozói számára téríti meg, akik a rendezvény lebonyolításában vagy szakmai programjában vesznek részt, akkor a költség adómentesen elszámolható. Fontos, hogy minden ilyen kiadásról legyen bizonylat és dokumentált indoklás.
A hivatali vagy üzleti utazás – például konferencián vagy szakmai továbbképzésen való részvétel – alapvetően adómentes, amennyiben a tevékenység ténylegesen a munkakörhöz kapcsolódó tudás megszerzését szolgálja. Azonban a kapcsolódó étkezés, szállás vagy szabadidős szolgáltatások értéke már adóköteles lehet, ha azok nem feltétlenül a szakmai célt szolgálják.
Áfa szempontból a főszabály az, hogy ami igazoltan áfaköteles gazdasági tevékenységet szolgál, annak az áfája levonható, de a vendéglátásra és szórakoztatásra vonatkozó levonási tiltásokat minden esetben alkalmazni kell. Ha egy rendezvény „vegyes” jellegű – vagyis szakmai és szórakoztató elemeket is tartalmaz –, akkor az arányosítás vagy tételes szétválasztás kötelező. Ellenkező esetben a teljes költség levonási tiltás alá eshet.
A társasági adó szempontjából viszont a reprezentáció és a kapcsolódó adók (SZJA, szocho) a vállalkozás érdekében felmerült költségnek minősülhetnek, amennyiben a kiadások igazolhatók és üzleti célt szolgálnak.
Összességében tehát egy üzleti rendezvény költségeinek megítélése nem a számlák típusától, hanem a rendezvény valódi tartalmától függ. Ha az esemény szakmai célú, jól dokumentált és a kiadások szétválasztása egyértelmű, akkor a cég elkerülheti a felesleges adóterheket és kockázatokat. Az viszont biztos, hogy a vendéglátás, az étkezés és a szabadidős programok minden esetben különösen szigorú adózási szabályok alá tartoznak – így ezekre mindig érdemes előre felkészülni.
